アメリカの売上上位企業500社のうち、80%以上が既に導入を進めるChatGPT。

その活用の範囲は多岐にわたり、上手に使えば、ChatGPTで社内マニュアルを作成することもできます。

本記事では、ChatGPTでマニュアルを作成するためのプロンプトを、画像とともにわかりやすくご紹介します。

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ChatGPTでマニュアルを作成するためのプロンプト３選

ChatGPTでマニュアルを作成するためのプロンプト3選は以下の通りです。

• ①マニュアルの骨子を作成する
• ②マニュアルの本文を作成する
• ③マニュアルの校正をする

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①マニュアルの骨子を作成する

効率的なマニュアル作成のためには、まずはマニュアルの骨子をChatGPTに考えてもらうことが有効です。

【プロンプト例】

あなたはXXXという製品の開発担当者です。

以下の条件に従い、ユーザー向けに製品の取扱い方法を説明したマニュアルの骨子を作成してください。

###条件

・XXXという製品の取扱い方法をわかりやすく説明

・想定されるユーザーの年齢・性別・その他属性：XXX

・マニュアルに必ず含める内容：取扱い時の注意点、XXX、XXX

【実際の回答例】

※上記は、子供向けのAIペットロボットの取扱い方法を説明したマニュアルの骨子を作成してもらった結果です。基本操作や取扱い時の注意点など、一般的なマニュアルに含まれる内容を網羅しています。

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②マニュアルの本文を作成する

作成した骨子をベースにマニュアルの本文もChatGPTで作成することができます。一度に全文を作成するのではなく、項目ごとに作成するのがおすすめです。

【プロンプト例】

以下の条件に従い、上記で作成したマニュアルの骨子のうち、「XXX」の項目の本文を作成してください。

###条件

・ですます調

・禁止事項や注意すべき点を簡潔に説明

・XXX

【実際の回答例】

※上記は、①で作成した骨子のうち「取扱い時の注意点」の項目の本文を作成してもらった結果です。禁止事項をわかりやすく具体的に説明しており、このままマニュアルとして使用できるほどのクオリティとなっています。

③マニュアルの校正をする

作成したマニュアルの誤字脱字やブラッシュアップにもChatGPTを活用することができます。

【プロンプト例】

以下のマニュアルの本文を、以下の条件に従い、校正してください。

###本文

XXX（校正してほしいマニュアルの文章をコピペする）

###条件

・誤字脱字の修正

・不自然な日本語の修正

・XXX

【実際の回答例】

※上記は、マニュアルの本文の一部をChatGPTに校正してもらった結果です。細かい漢字のミスや助詞の漏れもすべて修正し、より自然な文章になるようにブラッシュアップされています。

ChatGPTでマニュアルを作成するための４ステップ

ChatGPTを活用したマニュアルは、以下の4ステップで作成することができます。

• ①ChatGPTの導入
• ②マニュアルの骨子・概要の作成
• ③ChatGPTによる学習・生成
• ④生成されたマニュアルの検証

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①ChatGPTの導入

まず、会社のシステムにChatGPTをインストールし、マニュアル作成の環境を構築します。

社内に知見がない場合には、ChatGPTの導入を支援する専門の業者に依頼するのも一案です。

②マニュアルの骨子・概要の作成

次に、作成するマニュアルの骨子やおおまかな内容を作成します。ChatGPTが学習しやすいように、目的、情報の種類・内容、マニュアルの対象者などを明確にしておくことが重要です。

③ChatGPTによる学習・生成

作成したマニュアルの骨子・概要をChatGPTに学習させることで、ChatGPTが概要に沿って、体系的なマニュアルを構築します。

④生成されたマニュアルの検証

ChatGPTが生成した文章は自然で正確なものであることが多いですが、誤りが混在している可能性もあります。そのため、生成されたマニュアルをそのまま利用するのではなく、人の目で内容の正確性や網羅性をしっかりと確認することが重要です。

仮に誤りや過不足があれば、再度学習しなおさせ、修正する必要があります。

ChatGPTを活用したマニュアル作成の事例３選

ChatGPTを活用したマニュアル作成の事例として以下の3つが挙げられます。

• ①アサヒビール：ChatGPTを活用した社内情報検索システムマニュアルで業務効率化を実現
• ②パナソニックコネクト：社内データベースと連携したGPTマニュアルを活用
• ③旭鉄工：製造現場のカイゼンに向けたノウハウをまとめたリストを作成・共有

それぞれの事例についてわかりやすく紹介していきます。

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①アサヒビール：ChatGPTを活用した社内情報検索システムマニュアルで業務効率化を実現

アサヒビールは、研究開発部門を中心にChatGPTを活用した社内情報検索システムマニュアルの開発に取り組んでいます。

このシステムは、ビール醸造技術や商品開発に関連する技術情報の要約と検索を効率化することを目的としています。

開発者は、このシステムにより、従業員が必要な情報に素早くアクセスできるようになり、研究開発のスピードと効率が向上することを期待しています。

②パナソニックコネクト：社内データベースと連携したGPTマニュアルを活用

パナソニック コネクトでは、社内データベースを連携させたChatGPT搭載のAIアシスタントマニュアルによる業務効率化のプロジェクトを進めています。

この取り組みにより、自社業務や現場の個別課題に対応した回答生成が可能となり、社外秘情報にも対応する自社特化AIの運用開始も予定しています。

導入後3カ月で、想定の5倍以上の約26万回の利用があり、日々約5000回もの質問がAIに投げかけられているとのことです。

③旭鉄工：製造現場のカイゼンに向けたノウハウをまとめたリストを作成・共有

旭鉄工では、ChatGPTを活用することで、改善活動を属人的に管理するのではなく、共有されたノウハウ活用により、改善方法をシステム化しています。 

ChatGPTを活用することで、　カイゼンに向けた過去事例や注意点をまとめた「横展アイテムリスト」というノウハウ集から、目的や状況に合った情報を簡単に引き出すことができるようになりました。

このシステムを本格導入することにより、社内の知見が現場の隅々までに共有され、より生産性高くカイゼン活動を行うことが可能になります。

企業がChatGPTの活用を成功させるための５つのポイント

企業がChatGPTのビジネス活用を成功させるために抑えるべきポイントは以下の５つです。

• ①業務内容の棚卸しと活用インパクトの試算
• ②投資対効果の高い課題/目的と活用方法の選定
• ③アジャイルアプローチでの開発・導入
• ④システムとルールの両面からのリスク管理
• ⑤研修等での社員のAI活用リテラシーの向上

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①業務内容の棚卸しと活用インパクトの試算

ChatGPT活用の成否を分ける最大のポイントは、ChatGPTを活用する意義の大きな業務に対して活用することに尽きます。　

活用の方針や戦略がないまま活用を進めるのではなく、自社の業務内容・フローをしっかりと棚卸しした上で、どの程度業務効率やアウトプット向上に繋がるかを試算することが重要となります。

②投資対効果の高い課題/目的と活用方法の選定

ChatGPTは全ての業務に対して万能という訳ではなく、膨大なデータに基づいたコンテンツ制作は得意だが、複雑な問いに対して正確な答えを出すのは苦手といった、明確な得意不得意が存在します。

そのため、自社の業務の現状やChatGPTの特徴を踏まえた上で、どのような課題/目的に対して、どのようなアプローチ/範囲/ツールで活用を進めるかを、検討・選定するステップがプロジェクトの投資対効果を左右する、極めて重要なプロセスとなります。

③アジャイルアプローチでの開発・導入

ChatGPTは、一度開発・導入して終わりという進め方ではなく、何度もモデル・学習データ・利用方法等を細かくカスタマイズしなおすことで、より理想とする活用を実現することができます。

具体的には、初期仮説に基づいた簡易的なプロトタイプを構築し実際に利用してみる、というサイクルを、1サイクル数週間の期間で何度も繰り返し、ブラッシュアップしていくという、アジャイル開発のアプローチを取ることが適しています。

④システムとルールの両面からのリスク管理

企業がChatGPTの活用に踏み切れない最大の理由として、機密情報漏洩や著作権侵害などのリスクへの懸念が挙げられます。

確かに、社員に特段ルールを設けず、一般に公開されているChatGPTを活用させた場合、様々な問題が発生する可能性は存在します。

一方で、入力するデータが学習されないようなシステム構築や使用範囲・機密情報の取扱等の運用ルールの策定により、リスクをマネジメントし最小化することが可能です。

⑤研修等での社員のAI活用リテラシーの向上

ChatGPTの特徴として、AIとの対話によってアウトプットを引き出すことが求められるため、使い手のリテラシーによって成果が大きく左右されることが挙げられます。

そのため、ChatGPTのポテンシャルを最大限に活用するためには、従業員のAIに対する理解とスキル、すなわちAIリテラシーを向上させることが不可欠です。

研修プログラムや実践的なトレーニングを通じて、従業員がChatGPTの基本的な知識、適切な使用方法、関連するリスクを理解してもらい、効率的かつ責任ある方法で使用できる環境の構築が必要となります。