2022年11月のリリース以降、2ヶ月で1億ユーザーを突破するなど、驚異的なペースで普及が進むChatGPT。

その活用の範囲は多岐にわたり、上手に活用すれば、パワーポイントの資料作成を自動化・効率化することもできます。

本記事では、ChatGPTを使ってパワーポイント資料作成を効率化したいと考えている方向けに、効率化する3つの方法について、実例とともにわかりやすくご紹介します。

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パワーポイント資料作成にChatGPTを活用する３つのメリット

パワーポイント資料作成にChatGPTを活用するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• ①骨子や文章の自動生成による効率化
• ②誰でも思い通りの画像を生成可能
• ③グラフや表作成の自動化による作業時間短縮

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①骨子や文章の自動生成による効率化

ChatGPTにパワーポイント資料作成の目的や文量などの条件を指定することで、自動でスライドの骨子や構成案、文章を作成することができます。

これにより、パワーポイントのスライド作成業務を大幅に効率化することができます。

②誰でも思い通りの画像を生成可能

ChatGPTは、テキストで指示を出すことで、それに従った画像を自動で生成することができます。

そのため、デザインスキルがない初心者でも思い通りの画像を作成することができ、パワーポイントの質や充実度を高めることができます。

③グラフや表作成の自動化による作業時間短縮

ChatGPTにExcel等のデータを読み込ませ、グラフを作成するように指示を出すと、データを適切に反映したグラフや表を自動で生成することができます。

これにより、手作業で作成する場合と比べ、作業時間を大幅に短縮することができます。

ChatGPTでパワーポイント資料作成を効率化する３つの方法

ChatGPTでパワーポイント資料作成を効率化する方法として、以下の3つが挙げられます。　

• ①パワーポイント資料の構成案を作成する
• ②各スライドの文章を作成する
• ③必要なイラスト・図表・グラフを作成する

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①パワーポイント資料の構成案を作成する

ChatGPTにパワーポイント資料の構成案や骨子を考えてもらうことができます。構成案作成のためのプロンプトと実際の回答例は以下の通りです。

【プロンプト例】

あなたは新規事業の企画担当者です。

以下の目的と条件に基づき、XXのためのパワーポイント資料の構成案を作成してください。

###目的

XXのためのパワーポイント資料の構成案を作成したい

###条件

・パワーポイントの読み手：XXX

・資料の骨子を項目ごとに箇条書きで記載

・全体の文量：XXX字程度

・以下の内容を含める

　資料全体の概要、背景、目的、XXX

・XXXを重点的に記載する

【実際の回答例】

※上の回答例は、生成AIの新規サービスの提供という新規事業のアイデアを社内会議で説明するためのパワーポイントの構成案を作成させた結果です。プロンプトに定めた条件に従い、項目や項目ごとの内容を簡潔かつ適切に記載し、体系的に構成を組み立てています。

②各スライドの文章を作成する

①で作成した構成案の各項目について、ChatGPTに指示し、各スライドに載せるための具体的な文章を作成させることができます。文章作成のプロンプトと実際の回答例は以下の通りです。

【プロンプト例】

上記で作成した構成案のうち「XX」の項目について、以下の条件に従って、スライドに載せる文章を作成してください。

###条件

・文量：XXX字程度

・文体：ですます調

・できるだけ短く簡潔な文章とする

【実際の回答例】

※上記は、①で作成した構成案のうち、「背景」の項目についてスライドに載せる文章を作成させた結果です。文量や文体など指定した条件を守りながら、自然な文章を作成しています。

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③必要なイラスト・図表・グラフを作成する

スライドに必要なイラスト・図表・グラフもChatGPTで作成することができます。プロンプトと実際の回答例は以下の通りです。

１．イラスト作成のプロンプトと実際の回答例

【プロンプト例】

以下の条件に基づき、XXXに関するパワーポイント資料に掲載する画像を作成してください。

###目的

XXXに関するパワーポイント資料に合う画像を作成したい

###条件

・XXXをイメージした画像であることが一目で分かる

・明るい色が主体で見る人の目を引き付ける

・XXXな画風

・縦：横=1：2

【実際の回答例】

※上記は、生成AIに関する新規サービスを提案するパワーポイント資料に掲載するため、生成AIと人間が協調していく未来の様子をイメージした画像を作成させた結果です。条件を守りながら、鮮やかで人目を引く画像を生成しています。思い通りの画像が生成されなかった場合には、プロンプトの工夫・改善を繰り返すことで、自分が求める画像に近づけていくことができます。

２．図表・グラフ作成のプロンプトと実際の回答例

Excelなどのファイル内に記載したデータを、ChatGPTに読み込ませ、グラフ化することができます。

【プロンプト例】

添付のExcelのデータを反映したグラフを、以下の条件に従って作成してください。

###条件

・グラフの種類：棒グラフ

・グラフの色：XX色

・縦軸：XXX

・横軸：XXX

・グラフのタイトルは「XXX」

【回答例】

※上記は、生成AIに関するサービスが大きな収益を見込めることを説得するため、世界の生成AIの市場規模を表したグラフを作成させた結果です。Excel等のデータをもとに一瞬でグラフを作成することができるため、工数を大幅に節約することができます。

OpenAI社が推奨するプロンプトを上手く書く８つのコツ【実例有】

OpenAI社が公式ページで推奨するプロンプトを書くコツとして以下の8つが挙げられます。

• コツ①最新モデルのChatGPTを使用する
• コツ②指示/命令と補足情報を書き分ける
• コツ③できるだけ具体的に書く
• コツ④参考になる回答例を書く
• コツ⑤最初はシンプルに書き、その後修正していく
• コツ⑥あいまいな説明や表現を避ける
• コツ⑦何をしないべきかよりも何をすべきかを書く
• コツ⑧コード作成時は書き始めで適切な回答に誘導する

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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コツ①最新モデルのChatGPTを使用する

最新モデルのChatGPTを使用することで、より精度の高い回答を得ることができます。

現在ChatGPTの最新モデルはGPT-4であり、月額20ドルの有料プランである「ChatGPT Plus」を契約することで利用が可能です。

GPT-4は無料プランで利用できるGPT-3.5に比べ、最新のデータを学習していたり、日本語での入出力性能が向上していたりと、性能が大幅に向上しています。

※生成AIツールの導入を検討される方に、ChatGPTを含む10大生成AIツールの特徴や選び方、活用方法をまとめた資料をダウンロード頂けます。
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コツ②指示/命令と補足情報を書き分ける

プロンプトの構成要素は、大きく①指示/命令②文脈の補足情報③出力形式の指示の３つに分けられますが、最初に①指示/命令を書くことが重要です。

また、これらの構成要素を、「###」や「”””」といった区切り記号を使い、書き分けることで、ChatGPTはそれぞれのテキストが何を意味しているのかを高精度で理解してくれます。

×悪いプロンプト例

※ある程度正しい回答が得られていますが、基礎知識がない人には、やや理解が難しい専門用語や表現が使用されています。

◯良いプロンプト例

※冒頭の指示に加えて、文脈や出力形式を書き分けて入力することで、自分の目的にマッチする回答を引き出すことができています。

コツ③できるだけ具体的に書く

自分が期待する回答を得るためには、5Ｗ1Ｈを示したり、文字数や文章構成を指定するなど、プロンプトをできるだけ具体的に書くことが重要です。

また、複雑な指示をする場合には、複数のステップに分けて指示を出すなどの工夫をすることで、精度の高い回答が得られる可能性が高まります。

×悪いプロンプト例

※内容はある程度正しいですが、回答が冗長で、やや理解が難しい専門用語や表現も使用されています。

◯良いプロンプト例

※説明する対象や文量を具体的に指定することで、自分の目的にマッチしたわかりやすい回答を引き出すことができています。

コツ④参考になる回答例を書く

プロンプトに、自分が期待する回答の例を含めることで、自分が求める回答が出力される確率を高めることができます。

例えば、ある会社について説明してほしい場合には、回答に含めてほしい内容の例（CEOの名前、設立年、所在地、代表的なサービスなど）をプロンプトに含めることで、自分が求める情報が得られる可能性が高まります。

×悪いプロンプト例

※内容はある程度正しいですが、質問が漠然としているため、自分が求めていない情報も多く含まれています。

◯良いプロンプト例

※回答に含めてほしい内容の例や回答の形式を示すことで、自分が求めている情報を含んだ回答を引き出すことができています。

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コツ⑤最初はシンプルに書き、その後修正していく

プロンプトを書く際は、最初は具体例や形式の指示などを入れずにシンプルに書き、その後、具体例を示したり文章構成を指定したりして修正していくことがコツです。

特に複雑な指示を出す場合には、一回の指示で自分の望む回答を得ようとするのではなく、シンプルな指示から得られた回答をもとに、地道にプロンプトを修正していくと、うまくいく可能性が高まります。

シンプルなプロンプトの例　

例えば、ChatGPTについてあまり知らない人が、ChatGPTを利用するメリットを知りたい場合、まずは、以下のように、シンプルに質問を入力します。

ChatGPTのメリットを様々な角度から説明してくれていますが、今回はデスクワークの場面で利用するメリットに絞って知りたかったため、期待する回答は得られませんでした。

修正のためのプロンプトの例

次に、上記のプロンプトを修正し、デスクワークで利用するメリットをシーンごとに説明するように依頼し直しました。

これにより、期待していた通り、デスクワークを効率化するヒントを得ることができました。

コツ⑥あいまいな説明や表現を避ける

プロンプトにあいまいな説明や表現を含めると、自分が意図しない回答が出力される可能性があります。このような記載は避け、できるだけ明確に指示を出すことが重要です。

×悪いプロンプト例

※「環境問題について」「できるだけわかりやすく」というあいまいで抽象的な表現を用いたため、様々な話題が散在してしまい、脈絡のない回答になっています。

〇良いプロンプト例

※環境問題の中でも特に何が知りたいのかを、文量や文体とともに条件として示すことで、自分が求めている回答をうまく引き出せています。

コツ⑦何をしないべきかよりも何をすべきかを書く

プロンプトには、「何をしないべきか」よりも「何をすべきか」をしっかりと書いた方が回答の精度が高まります。

×悪いプロンプト例

※「専門用語を使わない」「文量が多くなりすぎない」という「してはいけないこと」を指示しました。確かに専門用語は使われていませんが、「まるで物語を作る作家のように」「友達のようなもの」といった余計な表現が含まれ、簡潔さやわかりやすさの点ではいまひとつです。

〇良いプロンプト例

※「初心者にも理解できるように」「200文字以内」という「すべきこと」を指示したため、初心者でも理解できるような簡潔でわかりやすい回答を得られています。

コツ⑧コード作成時は書き始めで適切な回答に誘導する

ChatGPT でコードを作成する場合には、最初にリーディングワード（コード生成時にモデルを特定のプログラムに誘導する言葉）を使うことで、適切なコード生成が行われやすくなります。

例えば、ChatGPTでPythonのコードを作成したい場合には、以下のように「import」というPythonのリーディングワードを追加することで、ChatGPTにPythonでコーディングすべきであることを認識させることができます。

ChatGPTを利用する際の３つの注意点

ChatGPTを利用する際に注意すべき点として以下の３つが挙げられます。

• ①個人情報や機密情報を入力しない
• ②専門性やリアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低い
• ③回答や生成されたコンテンツを業務等に活用する場合はダブルチェックをする

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①個人情報や機密情報を入力しない

ChatGPTに入力した情報は、ChatGPTが学習するために、基本的にはクラウド上で保管されます。

そのため、会社内部の機密情報や顧客の個人情報などを入力してしまうと、サービス提供者や他のユーザーに機密情報が流出してしまうリスクが存在します。

ChatGPTに機密情報を入力しなければならない場合には、ChatGPTに入力したデータを学習させないようにするオプトアウト機能をオンにすることで、情報漏洩リスクを回避することができます。

ChatGPTのオプトアウト機能の設定方法や注意点については、以下の記事でわかりやすく紹介しています。

⇒ChatGPTのオプトアウト機能とは？情報漏洩を防ぐ設定方法を紹介

②専門性やリアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低い

ChatGPTも全知全能の万能ツールではないので、あまりにも高度に専門的な質問には応えられない場合があります。また、プラグイン等を利用しない限り、最新の情報を反映した回答はできないため、リアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低いです。

③回答や生成されたコンテンツを業務等に活用する場合はダブルチェックをする

ChatGPTによる回答や生成されたコンテンツは、基本的には正確なものですが、誤りや不適切な表現が含まれている場合もあります。そのため、ChatGPTの生成物を業務等に活用する場合には、事前に人の目でダブルチェックをすることが重要です。