ChatGPTでのビジネスメール作成のプロンプト例|コツも紹介

アメリカの売上上位企業500社のうち、80%以上が既に導入を進めるChatGPT。その活用の範囲は多岐にわたりますが、ChatGPTを使ってメールの文面を作成するという利用法が、便利であると話題になっています。

 

ChatGPTに対する指示/命令文であるプロンプトを上手に入力すれば、そのままコピペして送信しても問題ないほど、自然なメール文を作成することができます。

 

そこで本記事では、ChatGPTを使ってビジネスメールを作成するためのプロンプト例をコツとともにわかりやすくご紹介します。


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目次

そもそもChatGPTのプロンプトとは

そもそもChatGPTのプロンプトとは

ChatGPTのプロンプトとは、ChatGPTに与える指示/命令文のことです。

 

例えば、「以下の文章を要約して」「以下のメールに対する返信文を作成して」などがプロンプトです。

 

ChatGPTを使いこなし、期待する回答を得るには、このプロンプトを上手に書く必要があり、プロンプトの質によって回答の精度は大きく左右されます

 

そのため、目的や状況に応じたプロンプトを書く技術や方法は「プロンプトエンジニアリング」とも呼ばれ、効率的に働きたい現代人に必須のスキルとなっています。

ChatGPTでのビジネスメール作成のプロンプト例

顧客からクレームのメールが来てどのように返信したらよいのかわからない場合など、メールの文面に困ったときには、ChatGPTが強力な味方となります

 

メール文を作成するためのプロンプトの例とChatGPTによる実際の回答について、わかりやすく紹介していきます。

 

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【プロンプト例】

以下の「顧客からのメール」について、顧客に不快な思いをさせないような返信内容を書いてください。

###:顧客からのメール”””

平素よりお世話になっております。

さて、大変申し上げにくいのですが、弊社を担当くださっているXXさんについてご相談があり、メールいたしました。

実は、XXさんの不手際により、弊社の業務に支障が出ております。先日、商品「○○」の注文の個数変更をお願いしたのですが、ご対応いただけませんでした。

本人に再度連絡したのですが回答はなく、仕方なく別の担当の方にご対応いただきました。

以前も同様のことがあったのですが、謝罪の言葉もいただけません。

貴社とのお取引は今後も継続したく考えておりますので、再発防止の徹底をお願いいたします。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

“””

【実際の回答例】

ChatGPT 実際の回答例

上記回答をそのままコピペして返信しても違和感ないほど、自然な文章が出力されています。

 

※ビジネスメール以外の場面でChatGPTを活用するためのプロンプト例文集は以下の記事で詳しく紹介しています。

仕事で使えるChatGPTのプロンプトテンプレート例文集17選

OpenAI社が推奨するプロンプトを書く8つのコツ【実例有】

OpenAI社が推奨するプロンプトを書く8つのコツ【実例有】

OpenAI社が公式ページで推奨するプロンプトを書くコツとして以下の8つが挙げられます。

 

  • コツ①最新モデルのChatGPTを使用する
  • コツ②指示/命令と補足情報を書き分ける
  • コツ③できるだけ具体的に書く
  • コツ④参考になる回答例を書く
  • コツ⑤最初はシンプルに書き、その後修正していく
  • コツ⑥あいまいな説明や表現を避ける
  • コツ⑦何をしないべきかよりも何をすべきかを書く
  • コツ⑧コード作成時は書き始めで適切な回答に誘導する

 

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

 

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コツ①最新モデルのChatGPTを使用する

最新モデルのChatGPTを使用する

最新モデルのChatGPTを使用することで、より精度の高い回答を得ることができます。

 

現在ChatGPTの最新モデルはGPT-4であり、月額20ドルの有料プランである「ChatGPT Plus」を契約することで利用が可能です。

 

GPT-4は無料プランで利用できるGPT-3.5に比べ、最新のデータを学習していたり、日本語での入出力性能が向上していたりと、性能が大幅に向上しています。

コツ②指示/命令と補足情報を書き分ける

プロンプトの構成要素は、大きく①指示/命令②文脈の補足情報③出力形式の指示の3つに分けられますが、最初に①指示/命令を書くことが重要です。

 

また、これらの構成要素を、「###」や「”””」といった区切り記号を使い、書き分けることで、ChatGPTはそれぞれのテキストが何を意味しているのかを高精度で理解してくれます。

×悪いプロンプト例

ChatGPT 悪いプロンプト例

※ある程度正しい回答が得られていますが、基礎知識がない人には、やや理解が難しい専門用語や表現が使用されています。

◯良いプロンプト例

ChatGPT 良いプロンプト例

※冒頭の指示に加えて、文脈や出力形式を書き分けて入力することで、自分の目的にマッチする回答を引き出すことができています。

コツ③できるだけ具体的に書く

自分が期待する回答を得るためには、5W1Hを示したり、文字数や文章構成を指定するなど、プロンプトをできるだけ具体的に書くことが重要です。

 

また、複雑な指示をする場合には、複数のステップに分けて指示を出すなどの工夫をすることで、精度の高い回答が得られる可能性が高まります。

×悪いプロンプト例

ChatGPT 悪いプロンプト例

※内容はある程度正しいですが、回答が冗長で、やや理解が難しい専門用語や表現も使用されています。

◯良いプロンプト例

ChatGPT 良いプロンプト例

※説明する対象や文量を具体的に指定することで、自分の目的にマッチしたわかりやすい回答を引き出すことができています。

コツ④参考になる回答例を書く

プロンプトに、自分が期待する回答の例を含めることで、自分が求める回答が出力される確率を高めることができます。

 

例えば、ある会社について説明してほしい場合には、回答に含めてほしい内容の例(CEOの名前、設立年、所在地、代表的なサービスなど)をプロンプトに含めることで、自分が求める情報が得られる可能性が高まります。

×悪いプロンプト例

ChatGPT 悪いプロンプト例

※内容はある程度正しいですが、質問が漠然としているため、自分が求めていない情報も多く含まれています。

◯良いプロンプト例

ChatGPT 良いプロンプト例

※回答に含めてほしい内容の例や回答の形式を示すことで、自分が求めている情報を含んだ回答を引き出すことができています。

コツ⑤最初はシンプルに書き、その後修正していく

プロンプトを書く際は、最初は具体例や形式の指示などを入れずにシンプルに書き、その後、具体例を示したり文章構成を指定したりして修正していくことがコツです。

 

特に複雑な指示を出す場合には、一回の指示で自分の望む回答を得ようとするのではなく、シンプルな指示から得られた回答をもとに、地道にプロンプトを修正していくと、うまくいく可能性が高まります。

シンプルなプロンプトの例 

例えば、ChatGPTについてあまり知らない人が、ChatGPTを利用するメリットを知りたい場合、まずは、以下のように、シンプルに質問を入力します。

ChatGPT シンプルなプロンプトの例 

ChatGPTのメリットを様々な角度から説明してくれていますが、今回はデスクワークの場面で利用するメリットに絞って知りたかったため、期待する回答は得られませんでした。

修正のためのプロンプトの例

ChatGPT 修正のためのプロンプトの例

次に、上記のプロンプトを修正し、デスクワークで利用するメリットをシーンごとに説明するように依頼し直しました。

これにより、期待していた通り、デスクワークを効率化するヒントを得ることができました。

コツ⑥あいまいな説明や表現を避ける

プロンプトにあいまいな説明や表現を含めると、自分が意図しない回答が出力される可能性があります。このような記載は避け、できるだけ明確に指示を出すことが重要です。

×悪いプロンプト例

ChatGPT 悪いプロンプト例

※「環境問題について」「できるだけわかりやすく」というあいまいで抽象的な表現を用いたため、様々な話題が散在してしまい、脈絡のない回答になっています。

〇良いプロンプト例

ChatGPT 良いプロンプト例

※環境問題の中でも特に何が知りたいのかを、文量や文体とともに条件として示すことで、自分が求めている回答をうまく引き出せています。

コツ⑦何をしないべきかよりも何をすべきかを書く

プロンプトには、「何をしないべきか」よりも「何をすべきか」をしっかりと書いた方が回答の精度が高まります

×悪いプロンプト例

ChatGPT 悪いプロンプト例

※「専門用語を使わない」「文量が多くなりすぎない」という「してはいけないこと」を指示しました。確かに専門用語は使われていませんが、「まるで物語を作る作家のように」「友達のようなもの」といった余計な表現が含まれ、簡潔さやわかりやすさの点ではいまひとつです。

〇良いプロンプト例

ChatGPT 良いプロンプト例

※「初心者にも理解できるように」「200文字以内」という「すべきこと」を指示したため、初心者でも理解できるような簡潔でわかりやすい回答を得られています。

コツ⑧コード作成時は書き始めで適切な回答に誘導する

ChatGPT でコードを作成する場合には、最初にリーディングワード(コード生成時にモデルを特定のプログラムに誘導する言葉)を使うことで、適切なコード生成が行われやすくなります。

 

例えば、ChatGPTでPythonのコードを作成したい場合には、以下のように「import」というPythonのリーディングワードを追加することで、ChatGPTにPythonでコーディングすべきであることを認識させることができます。

ChatGPT コード作成

ChatGPTをビジネスに活用する6つのメリット

ChatGPTをビジネスに活用する6つのメリット

ChatGPTをビジネスに活用する代表的なメリットとして以下の6つが挙げられます。

 

  • ①業務自動化による人手不足解消・コスト削減
  • ②業務サポートによる品質・スピードの向上
  • ③社内知見の共有・業務の標準化
  • ④マーケティングの最適化・費用対効果向上
  • ⑤顧客体験のパーソナライズ・自動化
  • ⑥新規商品・サービスの創出

 

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

 

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①業務自動化による人手不足解消・コスト削減

業務自動化による人手不足解消・コスト削減 ChatGPT
(画像:特定のPDF資料の内容を要約させている様子)

ChatGPTを活用することで、リサーチや分析、メール分・資料作成など様々な社内業務を自動化することができ、人手不足解消やコスト削減を実現することができます。

 

特に定型的な業務はChatGPTによる自動化が容易で、それらの業務担当を従業員からChatGPTに置き換えることで、コストを削減したり、より重要な業務に注力してもらったりと、企業の競争力強化に繋げることができます。

 

コンサルティング会社のニールセン・ノーマン・グループの調査によると、顧客対応・ビジネス文書作成・コーディングの業務にChatGPTなどの生成AIを活用したところ、従業員の生産性が66%向上したとの結果が得られました。

②業務サポートによる品質・スピードの向上

業務サポートによる品質・スピードの向上 大林組
(画像:大林組)

各種業務にChatGPTを活用することで、効率化だけでなく、アウトプットの品質やスピードを向上させることができます。

 

ChatGPTは膨大な学習データから最適なアウトプットを生成できる点が特徴であり、また人間と異なり24時間365日疲労せずに稼働し続けることが可能です。

 

ChatGPTを各社の独自のデータや知見を組み合わせて活用することで、経験の浅い従業員でも、一定以上のアウトプットを作成できるようになります。

 

ボストンコンサルティンググループの調査によると、製品開発におけるアイデア創出・企画業務にChatGPTなどの生成AIを活用したグループは活用しなかったグループと比較して、40%高い成績を納めたとのことです。

 

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③社内知見の共有・業務の標準化

社内知見の共有・業務の標準化 ConnectAI
(画像:パナソニックコネクト)

これまで、社内の各所に文書やPDFデータの形で点在していた知見を、ChatGPTを活用し構築したデータ基盤に統合することが可能です。

 

従業員は自分の置かれた状況や知りたい知見をチャット形式で入力することで、業務マニュアルやノウハウなどの最適な知見に即座にアクセスすることが可能となります。

④マーケティングの最適化・費用対効果向上

マーケティングの最適化・費用対効果向上 LIFULL
(画像:LIFULL)

ChatGPTは、データ分析と文章・画像などのクリエイティブ作成を得意としており、マーケティング業務と非常に相性が良いです。

 

ChatGPTを活用することで、個々のユーザーの行動や興味に基づいてパーソナライズされた広告・クリエイティブを生成可能です。

 

これにより、ターゲット層へのアピールが強化され、より高いエンゲージメントとコンバージョン率を期待できます。

 

米国のマーケティングテクノロジー企業のOmnekyによると、ChatGPTなどの生成AI活用により広告業務の8割を自動化し、ROIを従来の3.5倍まで向上させられるとのことです。

⑤顧客体験のパーソナライズ・自動化

顧客体験のパーソナライズ・自動化 ウォルマート
(画像:ウォルマート)

ChatGPTと社内データを活用し、顧客対応向けの独自のチャットボットなどを構築することで、顧客からの問い合わせ等に対して、24時間365日自動対応し、パーソナライズされた回答やサポートを行うことができます。

  

AIと人間が適切な分担を行うことで、従来よりスムーズできめ細やかな顧客が提供可能となり、顧客/ユーザーの満足度が向上します。

 

コールセンター大手のトランス・コスモスは、ChatGPTの活用により、最初に電話を受けた担当者が専門知識を有する別の担当者に質問を引き継ぐ「エスカレーション」の件数を6割削減する見込みとのことで、顧客の待ち時間の大幅な短縮が期待されています。

⑥新規商品・サービスの創出

新規商品・サービスの創出 ビズリーチ
(画像:ビズリーチ)

ChatGPTは膨大なデータに基づき、従来の人間の発想に囚われないクリエイティブや商品やサービスの企画や設計/デザインなどが可能です。

 

また、ChatGPTの特徴として、多様なパターンの企画案や設計/デザイン案を即時に出力可能な点が挙げられます。 

 

幅出しのプロセスはChatGPTを活用し、評価・選定の部分は人間が担うというサイクルを回すことで、従来のアプローチよりも、よりよい商品やサービスを創出することができます。

 

ビズリーチは、転職サイト登録時に提出する職務経歴書の作成を生成AIがサポートするという新サービスを提供しており、本サービスを活用して職務経歴書を作成したユーザーは、スカウトの受信率が40%向上したという成果も上がっているとのことです。

ChatGPTをビジネスに活用する7つのデメリット・リスク

企業がChatGPTをビジネスに活用する7つのリスク

ChatGPTをビジネスに活用する際の代表的なデメリット・リスクとして以下の7つが挙げられます。

 

  • ①機密情報の漏洩
  • ②プロンプトインジェクション
  • ③著作権・商標権などの権利侵害
  • ④ディープフェイク
  • ⑤間違ったアウトプットの生成(ハルシネーション)
  • ⑥倫理的に不適切なアウトプットの生成
  • ⑦ChatGPTの過信による業務ミス

 

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

 

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①機密情報の漏洩

各ユーザーがChatGPTに入力したデータは、生成AIが学習し進化するために、基本的にはクラウド上で保管されます。

 

そのため、会社内部の機密情報や顧客の個人情報などを入力してしまうと、ChatGPTサービス提供者や他のユーザーに機密情報が流出してしまうリスクが存在します。

②プロンプトインジェクション

プロンプトインジェクションとは、悪意あるユーザーが、ChatGPTなどの対話型AIに、特殊な指示や質問を入力することで、本来公開すべきでない機密情報やデータを引き出すサイバー攻撃の一種です。

 

2023年2月には、米国の大学生がマイクロソフト社のBingに搭載される生成AI検索エンジンに対し、プロンプトインジェクションを行い、非公開の指示やBingチャットの開発用コードネームを引き出すことに成功したなど、実際に機密情報が流出する事例も存在します。

③著作権・商標権などの権利侵害

ChatGPTの既存の著作物を学習データとして活用することは、原則として著作権者の許諾なく可能とされています。

 

一方で、ChatGPTによって生成されたコンテンツの公開や販売をする際には、基本的には通常の著作権侵害の検討が適用されます。

 

生成されたコンテンツに、既存のコンテンツとの類似性や依拠性が認められれば、著作権者は著作権侵害として損害賠償請求・差止請求が可能であるほか、刑事罰の対象となりえます。

④ディープフェイク

ディープフェイク ドナルド・トランプ
(画像:毎日新聞)

ディープフェイクとはディープラーニング技術を活用し、実際に存在しない、人物の動画や画像を生成する技術です。

 

この技術により、人間が見ても区別がつかないほど高精度なメディアが作成可能となり、そのリアルさから、詐欺やフェイクニュースの拡散などに悪用され、大きな問題となっています。

⑤間違ったアウトプットの生成(ハルシネーション)

ChatGPTの利用方法によっては、事実と異なる誤った情報/アウトプットを真実のように堂々と生成するハルシネーションという現象が起こります。 

 

例えば、高度な専門性を要する分野での回答や定量データの抽出や計算において、ハルシネーションが多く見られる傾向にあります。

⑥倫理的に不適切なアウトプットの生成

ChatGPTのアウトプットは学習データの内容に大きく左右されます。

 

そのため、学習データのボリュームが少なく、内容にバイアスがある場合、人種や性意識に関する差別や憎悪を助長する内容など、倫理的に不適切なアウトプットが生成されてしまうリスクが存在します。

⑦ChatGPTの過信による業務ミス

ChatGPTは非常に便利なツールであり、適切に利用することで業務生産性を大きく高めることが可能ですが、どのようなシチュエーションでも万能という訳ではありません。

  

ChatGPTは入力データに依存して機能するため、そのデータが不完全だったり偏りを持っていたりすると、生成される結果も誤りを含むことがあります。さらに、ChatGPTは人間の倫理感覚や判断能力を有していないので、提供する情報が常に正確であるわけではありません。

 

例えば、ChatGPTを利用して法的な契約書を作成した場合、誤った法的内容を含む文書が作成されることも考えられます。このような状況では、法的な問題に発展する可能性が高まり、その結果、深刻なトラブルに繋がるリスクがあります。

企業がChatGPTを安全に活用するための6つの注意点

企業がChatGPTを安全に活用する際に注意すべき6つのこと

企業がChatGPTを安全に活用するための注意点として以下の6つが挙げられます。

 

  • ①最適なChatGPT活用範囲の設定
  • ②最適なChatGPTプラン選定・導入後の設定
  • ③リスクを最小化するデータマネジメント
  • ④従業員向けの利用ルール・マニュアルの策定
  • ⑤従業員のChatGPT活用リテラシーの向上
  • ⑥最新動向を踏まえたChatGPT活用方法の定期的な見直し

 

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

 

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①最適なChatGPT活用範囲の設定

ChatGPTは全ての業務に対して万能という訳ではなく、明確に得意不得意が存在します。

 

そのため、ChatGPT活用の成果を最大化し、リスクを最小化するためには、活用する範囲を適切に設定することが極めて重要です。

 

これにより、不適切な情報生成や不意の法的問題の防止につながります。

②最適なChatGPTのプラン選定・導入後の設定

最適なChatGPTのプラン選定・導入後の設定
(ChatGPTの入力データを学習させない設定をする画面)

各企業の状況や目的に最適なAIツールの選定と導入は、安全かつ効率的なAI活用に向けて非常に重要です。

 

ChatGPTを活用し構築された様々なAIツールの中から、その機能、性能、セキュリティ対策が自社の要求を満たしているかを評価し、適切なものを選ぶ必要があります。

 

さらに、AIツールの導入時も、セキュリティが強化されたChatGPT Enterpriseのプランを利用する、ユーザーが入力した内容を学習させない「オプトアウト」を選択する、等の対処を取ることで、自社のリスクを最小化することができます。

 

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③リスクを最小化するデータマネジメント

ChatGPTは、入力されたデータに基づいて動作するため、データマネジメントの質がChatGPTの出力品質に直結します。

 

データの正確性、偏りのなさ、機密性の保持は、リスクを最小化する上で極めて重要です。

 

適切なデータマネジメントの実施により、データの質を確保し、情報漏洩や不正確な情報生成のリスクを低減します。

④従業員向けの利用ルール・マニュアルの策定

ChatGPTの効果的な利用とリスクの最小化のためには、企業が従業員向けの明確な利用ルールやマニュアルを策定することが重要です。

 

具体的には、社内でのAIの使用目的、使用範囲、倫理ガイドライン、データ取り扱いのルール・マニュアルを策定する必要があります。

⑤従業員のChatGPT活用リテラシーの向上

ChatGPTのポテンシャルを最大限に活用し、同時にリスクを管理するためには、従業員のAIに関する理解とスキル、すなわちAIリテラシーを向上させることが不可欠です。

 

研修プログラムや実践的なトレーニングを通じて、従業員がChatGPTの基本的な知識、適切な使用方法、関連するリスクを理解してもらい、効率的かつ責任ある方法で使用できる環境を構築することが求められます。

⑥最新動向を踏まえたChatGPT活用方法の定期的な見直し

ChatGPTの技術・サービスは日々進化しており、新たな活用方法や利用プロセスが登場し、それに応じて新たなリスクが生じる可能性が高いです。

 

したがって、国内外のChatGPTに関する最新の動向を常に把握し、企業のChatGPT活用方法を定期的に見直し、更新することが必要となります。

企業がChatGPTの活用を成功させるための5つのポイント

企業がChatGPT活用を成功させるための5つのポイント

企業がChatGPTの活用を成功させるために抑えるべきポイントは以下の5つです。

 

  • ①業務内容の棚卸しと活用インパクトの試算
  • ②投資対効果の高い課題/目的と活用方法の選定
  • ③アジャイルアプローチでの開発・導入
  • ④システムとルールの両面からのリスク管理
  • ⑤研修等での社員のAI活用リテラシーの向上

 

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

 

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①業務内容の棚卸しと活用インパクトの試算

ChatGPT活用の成否を分ける最大のポイントは、ChatGPTを活用する意義の大きな業務に対して活用することに尽きます。 

 

活用の方針や戦略がないまま活用を進めるのではなく、自社の業務内容・フローをしっかりと棚卸しした上で、どの程度業務効率やアウトプット向上に繋がるかを試算することが重要となります。

②投資対効果の高い課題/目的と活用方法の選定

ChatGPTは全ての業務に対して万能という訳ではなく、膨大なデータに基づいたコンテンツ制作は得意だが、複雑な問いに対して正確な答えを出すのは苦手といった、明確な得意不得意が存在します。

 

そのため、自社の業務の現状やChatGPTの特徴を踏まえた上で、どのような課題/目的に対して、どのようなアプローチ/範囲/ツールで活用を進めるかを、検討・選定するステップがプロジェクトの投資対効果を左右する、極めて重要なプロセスとなります。

③アジャイルアプローチでの開発・導入

ChatGPTは、一度開発・導入して終わりという進め方ではなく、何度もモデル・学習データ・利用方法等を細かくカスタマイズしなおすことで、より理想とする活用を実現することができます。

 

具体的には、初期仮説に基づいた簡易的なプロトタイプを構築し実際に利用してみる、というサイクルを、1サイクル数週間の期間で何度も繰り返し、ブラッシュアップしていくという、アジャイル開発のアプローチを取ることが適しています。

④システムとルールの両面からのリスク管理

企業がChatGPTの活用に踏み切れない最大の理由として、機密情報漏洩や著作権侵害などのリスクへの懸念が挙げられます。

 

確かに、社員に特段ルールを設けず、一般に公開されているChatGPTを活用させた場合、様々な問題が発生する可能性は存在します。

 

一方で、入力するデータが学習されないようなシステム構築や使用範囲・機密情報の取扱等の運用ルールの策定により、リスクをマネジメントし最小化することが可能です。

⑤研修等での社員のAI活用リテラシーの向上

ChatGPTの特徴として、AIとの対話によってアウトプットを引き出すことが求められるため、使い手のリテラシーによって成果が大きく左右されることが挙げられます。

 

そのため、ChatGPTのポテンシャルを最大限に活用するためには、従業員のAIに対する理解とスキル、すなわちAIリテラシーを向上させることが不可欠です。

 

研修プログラムや実践的なトレーニングを通じて、従業員がChatGPTの基本的な知識、適切な使用方法、関連するリスクを理解してもらい、効率的かつ責任ある方法で使用できる環境の構築が必要となります。

企業がChatGPTを導入するための4つのステップ

企業がChatGPTを活用するための4つのステップ

企業がChatGPTの導入を進めるための流れとして、以下の4つのステップがあげられます。

 

<Step1:活用方針の検討>

  • 最新の市場動向のキャッチアップ
  • 自社の活用可能性の整理
  • ChatGPTの活用目的・ゴールの設定

 

<Step2:利用環境構築>

  • セキュリティ・データ管理体制の強化
  • ガイドライン・マニュアルの策定
  • 社員向けのAIリテラシー研修
  • 社内業務での試験運用

 

<Step3:試験開発・運用(PoC)>

  • PoCを行うユースケースの検討
  • 要件定義・プロトタイプ開発
  • 運用と評価

 

<Step4:本開発>

  • 本開発を行うユースケースの検討
  • 要件定義・本開発
  • 運用と評価
  • 活用方針・内容の継続的なカイゼン

 

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

 

※AI/ChatGPTを導入する前に必ず押さえておきたい、基礎知識や導入方法3パターンの比較、リスクと対策などをまとめた資料をダウンロード頂けます。
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Step1:活用方針の検討

1つ目のステップは、自社としてChatGPTをどのように活用していくかの大方針の検討です。

 

ChatGPTは社内業務効率化や顧客体験の向上、新規事業創出など様々な目的で活用が可能だからこそ、自社の課題にマッチした目的とユースケースで活用することが、投資対効果を大きく左右します。

 

最新の技術や競合の動向をキャッチアップした上で、自社の活用可能性の幅出し・整理を行います。その上で、ChatGPTをどのような領域で、どの程度ダイナミックに活用していくかの目的やゴールを初期的に設定しましょう。

Step2:利用環境構築

2つ目のステップは、ChatGPTを安全かつ効率的に活用できる、社内のシステムやルールなどの利用環境の構築です。

 

企業がChatGPT活用に踏み切れない理由として、機密情報漏洩などのセキュリティリスクの懸念が挙げられますが、適切なシステム設計・データ管理やガイドラインの策定などを行うことで、それらのリスクに対処しながら、業務効率化に繋げることが可能です。

  

社員に対し、ChatGPTをリサーチや文書作成などの日常的な業務に安心して活用できる環境を提供することで、自社のどのような業務とChatGPTの相性が良いのかという現場からの示唆を得ることができ、プロトタイプ・本開発の企画への重要なインプットとなります。

Step3:試験開発・運用(PoC)

3つ目のステップは、自社にマッチするユースケースの検証に向けた、プロトタイプの開発と運用です。

 

顧客対応支援や社内のナレッジ検索、新機能・サービスの実装などのChatGPTの幅広いユースケースの中から、自社の経営課題解決にマッチするいくつかのユースケースに絞り込み、プロトタイプを開発し、実際の業務で運用します。

  

PoCを実施することで、コストを抑えながらChatGPT活用のインパクトを検証しつつ、見えてきた改善点から本開発の精度を高めることが可能です。

Step4:本開発と運用

4つ目のステップは、本格的なChatGPTを活用したシステムの開発と運用、継続的なカイゼンです。

 

自社独自のデータ基盤の構築・連携や活用シーンに特化したアウトプット精度の改善などを実施し、自社の目的達成に特化したChatGPTシステムを開発します。

 

PoCの結果を踏まえ、本開発を行うユースケースや活用範囲を決定することで、ChatGPT活用の費用対効果を最大化することが可能です。

 

また、開発しっぱなしで終わるのではなく、本開発したシステムを運用し上がった成果や改善点、技術進化などを踏まえて、活用方法や内容を継続的にカイゼンしていくことが重要です。

 

このプロセスを通じ、ChatGPT活用のポテンシャルを最大限に発揮することで、業務生産性や顧客への提供価値の観点から、大きな競争優位性を構築することに繋がります。

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