アメリカの売上上位企業500社のうち、80%以上が既に導入を進めるChatGPT。

その高精度な文章生成力を活用して、ChatGPTでマニュアルを作成することに取り組んでいる企業も増えてきています。

本記事では、ChatGPTでマニュアルを作成しようと考えている方向けに、ChatGPTでマニュアルを作成するメリットや方法、具体的な事例をまとめてご紹介します。

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ChatGPTでマニュアルを作成する３つのメリット

ChatGPTでマニュアルを作成するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• ①迅速かつ正確な情報共有による業務効率化・標準化
• ②業態・業務に応じてカスタマイズされた高度な品質を担保
• ③自動翻訳による言語の壁を超えたグローバルな情報共有の促進

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①迅速かつ正確な情報検索による業務効率化・標準化

マニュアルにChatGPTを搭載することで、従業員は社内のルールや業務の手順で分からないことがあった場合にも、テキストで質問してすぐに回答を得ることができます。

これにより、迅速かつ正確な情報の検索が可能となり、業務効率化や標準化に繋がります。

②業態・業務に応じてカスタマイズされた高度な品質を担保

ChatGPTに、自社独自のノウハウや業界専門の用語を学習させることで、自社の業態や業務に特化したオリジナルなChatGPTマニュアルを簡単に作成することができます。

これにより、一般的な内容にとどまらない、高度にカスタマイズされた高品質なマニュアルを作成することができます。

③自動翻訳による言語の壁を超えたグローバルな情報共有の促進

ChatGPTは多言語に対応しており、言語間の翻訳を自動で行います。これにより、グローバル企業や社内に外国人がいる企業でも、言語の壁を超えたマニュアルを作成することができます。

ChatGPTを活用したマニュアル作成方法４ステップ

ChatGPTを活用したマニュアルは、以下の4ステップで作成することができます。

• ①ChatGPTの導入
• ②マニュアルの骨子・概要の作成
• ③ChatGPTによる学習・生成
• ④生成されたマニュアルの検証

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①ChatGPTの導入

まず、会社のシステムにChatGPTをインストールし、マニュアル作成の環境を構築します。

社内に知見がない場合には、ChatGPTの導入を支援する専門の業者に依頼するのも一案です。

②マニュアルの骨子・概要の作成

次に、作成するマニュアルの骨子やおおまかな内容を作成します。ChatGPTが学習しやすいように、目的、情報の種類・内容、マニュアルの対象者などを明確にしておくことが重要です。

③ChatGPTによる学習・生成

作成したマニュアルの骨子・概要をChatGPTに学習させることで、ChatGPTが概要に沿って、体系的なマニュアルを構築します。

④生成されたマニュアルの検証

ChatGPTが生成した文章は自然で正確なものであることが多いですが、誤りが混在している可能性もあります。そのため、生成されたマニュアルをそのまま利用するのではなく、人の目で内容の正確性や網羅性をしっかりと確認することが重要です。

仮に誤りや過不足があれば、再度学習しなおさせ、修正する必要があります。

ChatGPTを活用したマニュアル作成の事例３選

ChatGPTを活用したマニュアル作成の事例として以下の3つが挙げられます。

• ①アサヒビール：ChatGPTを活用した社内情報検索システムマニュアルで業務効率化を実現
• ②パナソニックコネクト：社内データベースと連携したGPTマニュアルを活用
• ③旭鉄工：製造現場のカイゼンに向けたノウハウをまとめたリストを作成・共有

それぞれの事例についてわかりやすく紹介していきます。

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①アサヒビール：ChatGPTを活用した社内情報検索システムマニュアルで業務効率化を実現

アサヒビールは、研究開発部門を中心にChatGPTを活用した社内情報検索システムマニュアルの開発に取り組んでいます。

このシステムは、ビール醸造技術や商品開発に関連する技術情報の要約と検索を効率化することを目的としています。

開発者は、このシステムにより、従業員が必要な情報に素早くアクセスできるようになり、研究開発のスピードと効率が向上することを期待しています。

②パナソニックコネクト：社内データベースと連携したGPTマニュアルを活用

パナソニック コネクトでは、社内データベースを連携させたChatGPT搭載のAIアシスタントマニュアルによる業務効率化のプロジェクトを進めています。

この取り組みにより、自社業務や現場の個別課題に対応した回答生成が可能となり、社外秘情報にも対応する自社特化AIの運用開始も予定しています。

導入後3カ月で、想定の5倍以上の約26万回の利用があり、日々約5000回もの質問がAIに投げかけられているとのことです。

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③旭鉄工：製造現場のカイゼンに向けたノウハウをまとめたリストを作成・共有

旭鉄工では、ChatGPTを活用することで、改善活動を属人的に管理するのではなく、共有されたノウハウ活用により、改善方法をシステム化しています。 

ChatGPTを活用することで、　カイゼンに向けた過去事例や注意点をまとめた「横展アイテムリスト」というノウハウ集から、目的や状況に合った情報を簡単に引き出すことができるようになりました。

このシステムを本格導入することにより、社内の知見が現場の隅々までに共有され、より生産性高くカイゼン活動を行うことが可能になります。

企業がChatGPTをビジネスに活用する７つのリスク

企業がChatGPTをビジネスに活用する際の代表的なリスクとして以下の7つが挙げられます。

• ①機密情報の漏洩
• ②プロンプトインジェクション
• ③著作権・商標権などの権利侵害
• ④ディープフェイク
• ⑤間違ったアウトプットの生成(ハルシネーション)
• ⑥倫理的に不適切なアウトプットの生成
• ⑦ChatGPTの過信による業務ミス

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①機密情報の漏洩

各ユーザーがChatGPTに入力したデータは、生成AIが学習し進化するために、基本的にはクラウド上で保管されます。

そのため、会社内部の機密情報や顧客の個人情報などを入力してしまうと、ChatGPTサービス提供者や他のユーザーに機密情報が流出してしまうリスクが存在します。

②プロンプトインジェクション

プロンプトインジェクションとは、悪意あるユーザーが、ChatGPTなどの対話型AIに、特殊な指示や質問を入力することで、本来公開すべきでない機密情報やデータを引き出すサイバー攻撃の一種です。

2023年2月には、米国の大学生がマイクロソフト社のBingに搭載される生成AI検索エンジンに対し、プロンプトインジェクションを行い、非公開の指示やBingチャットの開発用コードネームを引き出すことに成功したなど、実際に機密情報が流出する事例も存在します。

③著作権・商標権などの権利侵害

ChatGPTの既存の著作物を学習データとして活用することは、原則として著作権者の許諾なく可能とされています。

一方で、ChatGPTによって生成されたコンテンツの公開や販売をする際には、基本的には通常の著作権侵害の検討が適用されます。

生成されたコンテンツに、既存のコンテンツとの類似性や依拠性が認められれば、著作権者は著作権侵害として損害賠償請求・差止請求が可能であるほか、刑事罰の対象となりえます。

④ディープフェイク

ディープフェイクとはディープラーニング技術を活用し、実際に存在しない、人物の動画や画像を生成する技術です。

この技術により、人間が見ても区別がつかないほど高精度なメディアが作成可能となり、そのリアルさから、詐欺やフェイクニュースの拡散などに悪用され、大きな問題となっています。

⑤間違ったアウトプットの生成(ハルシネーション)

ChatGPTの利用方法によっては、事実と異なる誤った情報/アウトプットを真実のように堂々と生成するハルシネーションという現象が起こります。　

例えば、高度な専門性を要する分野での回答や定量データの抽出や計算において、ハルシネーションが多く見られる傾向にあります。

⑥倫理的に不適切なアウトプットの生成

ChatGPTのアウトプットは学習データの内容に大きく左右されます。

そのため、学習データのボリュームが少なく、内容にバイアスがある場合、人種や性意識に関する差別や憎悪を助長する内容など、倫理的に不適切なアウトプットが生成されてしまうリスクが存在します。

⑦ChatGPTの過信による業務ミス

ChatGPTは非常に便利なツールであり、適切に利用することで業務生産性を大きく高めることが可能ですが、どのようなシチュエーションでも万能という訳ではありません。

ChatGPTは入力データに依存して機能するため、そのデータが不完全だったり偏りを持っていたりすると、生成される結果も誤りを含むことがあります。さらに、ChatGPTは人間の倫理感覚や判断能力を有していないので、提供する情報が常に正確であるわけではありません。

例えば、ChatGPTを利用して法的な契約書を作成した場合、誤った法的内容を含む文書が作成されることも考えられます。このような状況では、法的な問題に発展する可能性が高まり、その結果、深刻なトラブルに繋がるリスクがあります。

企業がChatGPTを安全に活用するための６つの注意点

企業がChatGPTを安全に活用するための注意点として以下の6つが挙げられます。

• ①最適なChatGPT活用範囲の設定
• ②最適なChatGPTプラン選定・導入後の設定
• ③リスクを最小化するデータマネジメント
• ④従業員向けの利用ルール・マニュアルの策定
• ⑤従業員のChatGPT活用リテラシーの向上
• ⑥最新動向を踏まえたChatGPT活用方法の定期的な見直し

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①最適なChatGPT活用範囲の設定

ChatGPTは全ての業務に対して万能という訳ではなく、明確に得意不得意が存在します。

そのため、ChatGPT活用の成果を最大化し、リスクを最小化するためには、活用する範囲を適切に設定することが極めて重要です。

これにより、不適切な情報生成や不意の法的問題の防止につながります。

②最適なChatGPTのプラン選定・導入後の設定

各企業の状況や目的に最適なAIツールの選定と導入は、安全かつ効率的なAI活用に向けて非常に重要です。

ChatGPTを活用し構築された様々なAIツールの中から、その機能、性能、セキュリティ対策が自社の要求を満たしているかを評価し、適切なものを選ぶ必要があります。

さらに、AIツールの導入時も、セキュリティが強化されたChatGPT Enterpriseのプランを利用する、ユーザーが入力した内容を学習させない「オプトアウト」を選択する、等の対処を取ることで、自社のリスクを最小化することができます。

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③リスクを最小化するデータマネジメント

ChatGPTは、入力されたデータに基づいて動作するため、データマネジメントの質がChatGPTの出力品質に直結します。

データの正確性、偏りのなさ、機密性の保持は、リスクを最小化する上で極めて重要です。

適切なデータマネジメントの実施により、データの質を確保し、情報漏洩や不正確な情報生成のリスクを低減します。

④従業員向けの利用ルール・マニュアルの策定

ChatGPTの効果的な利用とリスクの最小化のためには、企業が従業員向けの明確な利用ルールやマニュアルを策定することが重要です。

具体的には、社内でのAIの使用目的、使用範囲、倫理ガイドライン、データ取り扱いのルール・マニュアルを策定する必要があります。

⑤従業員のChatGPT活用リテラシーの向上

ChatGPTのポテンシャルを最大限に活用し、同時にリスクを管理するためには、従業員のAIに関する理解とスキル、すなわちAIリテラシーを向上させることが不可欠です。

研修プログラムや実践的なトレーニングを通じて、従業員がChatGPTの基本的な知識、適切な使用方法、関連するリスクを理解してもらい、効率的かつ責任ある方法で使用できる環境を構築することが求められます。

⑥最新動向を踏まえたChatGPT活用方法の定期的な見直し

ChatGPTの技術・サービスは日々進化しており、新たな活用方法や利用プロセスが登場し、それに応じて新たなリスクが生じる可能性が高いです。

したがって、国内外のChatGPTに関する最新の動向を常に把握し、企業のChatGPT活用方法を定期的に見直し、更新することが必要となります。

企業がChatGPTの活用を成功させるための５つのポイント

企業がChatGPTのビジネス活用を成功させるために抑えるべきポイントは以下の５つです。

• ①業務内容の棚卸しと活用インパクトの試算
• ②投資対効果の高い課題/目的と活用方法の選定
• ③アジャイルアプローチでの開発・導入
• ④システムとルールの両面からのリスク管理
• ⑤研修等での社員のAI活用リテラシーの向上

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①業務内容の棚卸しと活用インパクトの試算

ChatGPT活用の成否を分ける最大のポイントは、ChatGPTを活用する意義の大きな業務に対して活用することに尽きます。　

活用の方針や戦略がないまま活用を進めるのではなく、自社の業務内容・フローをしっかりと棚卸しした上で、どの程度業務効率やアウトプット向上に繋がるかを試算することが重要となります。

②投資対効果の高い課題/目的と活用方法の選定

ChatGPTは全ての業務に対して万能という訳ではなく、膨大なデータに基づいたコンテンツ制作は得意だが、複雑な問いに対して正確な答えを出すのは苦手といった、明確な得意不得意が存在します。

そのため、自社の業務の現状やChatGPTの特徴を踏まえた上で、どのような課題/目的に対して、どのようなアプローチ/範囲/ツールで活用を進めるかを、検討・選定するステップがプロジェクトの投資対効果を左右する、極めて重要なプロセスとなります。

③アジャイルアプローチでの開発・導入

ChatGPTは、一度開発・導入して終わりという進め方ではなく、何度もモデル・学習データ・利用方法等を細かくカスタマイズしなおすことで、より理想とする活用を実現することができます。

具体的には、初期仮説に基づいた簡易的なプロトタイプを構築し実際に利用してみる、というサイクルを、1サイクル数週間の期間で何度も繰り返し、ブラッシュアップしていくという、アジャイル開発のアプローチを取ることが適しています。

④システムとルールの両面からのリスク管理

企業がChatGPTの活用に踏み切れない最大の理由として、機密情報漏洩や著作権侵害などのリスクへの懸念が挙げられます。

確かに、社員に特段ルールを設けず、一般に公開されているChatGPTを活用させた場合、様々な問題が発生する可能性は存在します。

一方で、入力するデータが学習されないようなシステム構築や使用範囲・機密情報の取扱等の運用ルールの策定により、リスクをマネジメントし最小化することが可能です。

⑤研修等での社員のAI活用リテラシーの向上

ChatGPTの特徴として、AIとの対話によってアウトプットを引き出すことが求められるため、使い手のリテラシーによって成果が大きく左右されることが挙げられます。

そのため、ChatGPTのポテンシャルを最大限に活用するためには、従業員のAIに対する理解とスキル、すなわちAIリテラシーを向上させることが不可欠です。

研修プログラムや実践的なトレーニングを通じて、従業員がChatGPTの基本的な知識、適切な使用方法、関連するリスクを理解してもらい、効率的かつ責任ある方法で使用できる環境の構築が必要となります。