2022年11月のリリース以降、2ヶ月で1億ユーザーを突破するなど、驚異的なペースで普及が進むChatGPT。

「ChatGPTを上手に使いたい」「もっと有効活用して日々の業務やタスクを効率化させたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ChatGPTを上手に使いこなしたい方に向けて、ChatGPTの便利な使い方を全部で17個、実例とともにわかりやすくご紹介します。

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ChatGPTの便利な使い方１７選

ChatGPTには、以下の通り、メール文やブログ記事などの文章の自動作成や企画案の幅出し・ブレスト、画像・アイコンの作成など様々な便利な使い方があります。

＜日々の業務効率化＞

• ①メールの返信
• ②文章/ブログの執筆
• ③文章の要約
• ④特定のWebサイトの内容の要約
• ⑤添付したファイルの内容の要約
• ⑥文章の校正
• ⑦議事録の作成

＜企画立案＞

• ⑧企画案のブレスト・幅出し
• ⑨企画書の作成
• ⑩キャッチコピー・セールスコピーの作成
• ⑪リスクや問題点の洗い出し

＜資料作成＞

• ⑫骨子・構成の作成
• ⑬各構成の叩き台のブラッシュアップ
• ⑭画像・アイコンの作成

＜その他＞

• ⑮Excel関数の作成
• ⑯文章の翻訳
• ⑰契約書のドラフトの作成

以下では、仕事でつかえるChatGPTの便利な使い方を、プロンプトのテンプレートとともにわかりやすくご紹介します。

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＜日々の業務効率化＞

①メールの返信

顧客からクレームのメールが来てどのように返信したらよいのかわからない場合など、メール返信に困ったときには、ChatGPTに返信メールの文案作成を依頼することがおすすめです。

【プロンプト例】

以下の「顧客からのメール」について、顧客に不快な思いをさせないような返信内容を書いてください。

###：顧客からのメール”””

平素よりお世話になっております。

さて、大変申し上げにくいのですが、弊社を担当くださっているXXさんについてご相談があり、メールいたしました。

実は、XXさんの不手際により、弊社の業務に支障が出ております。先日、商品「○○」の注文の個数変更をお願いしたのですが、ご対応いただけませんでした。

本人に再度連絡したのですが回答はなく、仕方なく別の担当の方にご対応いただきました。

以前も同様のことがあったのですが、謝罪の言葉もいただけません。

貴社とのお取引は今後も継続したく考えておりますので、再発防止の徹底をお願いいたします。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

“””

【実際の回答例】

※上記回答をそのままコピペして返信しても違和感ないほど、自然な文章が出力されています。

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②文章/ブログの執筆

ChatGPTに記事やブログなどの文章を作成させることができます。文量や文体、含める内容、ターゲットとなる読者などを具体的に設定することで、自分の目的に合致した文章を生成することができ、一から自分で文章を作成するよりはるかに効率的になります。

【プロンプト例】

あなたは大手Webメディアのライターです。

以下の条件に基づき、XXについて解説するメディア記事の文章を作成してください。

###条件：”””

・400文字程度

・「です」「ます」調

・2～3行ごとに改行をする

・メリットとデメリットを併記

・XXX

“””

【実際の回答例】

※上記は、生成AIを解説するメディア記事の文章を作成させた結果です。正確で自然な日本語で書かれており、このままコピペしても問題ないくらい質の高い回答となっています。

③文章の要約

文章の要約は自力で行うとかなりの時間がかかります。ChatGPTを使えば主要なポイントを押さえたわかりやすい要約を一瞬で作成することができ、業務時間を大幅に短縮することができます。

【プロンプト例】

あなたは有名な雑誌のライターです。

以下の文章を、以下の条件に基づき、要約してください。

###文章：”””

XXX

“””

###条件：”””

・200文字程度

・「です」「ます」調

“””

【実際の回答例】

※上記は、人工知能に関するWikipediaの文章の一部を200字程度で要約させた結果です。主要なポイントをおさえつつ、わかりやすくまとまった内容の要約を瞬時に作成することができます。

④特定のWebサイト・PDF資料の内容の要約

※WebPilotというプラグインを使用して活用ください。

【プロンプト例】

あなたは戦略コンサルタントです。以下の資料の内容を要約してください。

(WebサイトやPDF資料のURL)

【実際の回答例】

※上記は総務省のAIガイドラインのPDF資料を要約してもらった結果となっています。資料を一から読むよりも、はるかに効率的に全体像や要点を理解することができます。

⑤添付したファイルの内容の要約

※WebPilotというプラグインを使用して活用ください。

WordやPowerPointなどのファイルを添付することで、ファイルの内容を要約することができます。

【プロンプト例】

あなたは○○についてのリサーチ結果をまとめた資料の作成を任されています。添付の資料の内容を要約してください。

※ChatGPT上での資料の添付は、以下の画像のクリップのようなマークをクリックすることで行うことができます。

⑥文章の校正

【プロンプト例】

以下の文章から、誤字・脱字を見つけて、修正すべき箇所をすべて挙げてください。その上で、修正した後の文章案を作成してください。

###校正してほしい文章：”””

XXX

“””

【実際の質問と回答例】

※上記は、食事に誘ってもらったことへのお礼の文章を校正してもらった結果です。文法や漢字の誤りも正確に指摘し、正しい文章に修正されています。

⑦議事録の作成

ChatGPTに会議の内容メモを読み込ませれば、これをベースに議事録を作成することができます。長時間の会議の場合、メモの量も膨大になるので、自力で議事録にまとめるのにかなり時間がかかります。

ChatGPTにより議事録作成を自動化すれば、人間よりも早く正確に議事録を作成でき、業務効率化に繋がります。

【プロンプト例】

あなたは、会議の議事録の作成担当です。以下の「発言メモ」をもとに、会議の議事録を作成してください。

###発言メモ：”””

・XX：XXXXXXXXXXXXXXXX

・XX：XXXXXXXXXXXXXXXX

・XX：XXXXXXXXXXXXXXXX

“””

###条件：”””

・期日、決定事項の要旨、ToDoを冒頭に記載する

・箇条書き

“””

【実際の回答例】

※上記は、社員が生き生きと働けるようにオフィス環境を改善する策を話し合う会議の議事録を作成してもらった結果です。冒頭に期日や決定事項・ToDoが記載され、会議の内容もわかりやすくまとめられています。

＜企画立案＞

⑧企画案のブレスト・幅出し

ChatGPTは、膨大な学習データと無尽蔵の思考体力から、企画案のようなアイデアのブレスト・幅出しを得意としています。

【プロンプト例】

あなたは新規事業立案に強みを持つ戦略コンサルタントです。

XX業界でXXXを活用した新規事業のアイデアを10個企画してください。

###背景・目的：”””

・私は新規事業立案プロジェクトの責任者

・明日に自社がとり得る新規事業案をMECEにリストアップする必要がある

“””

###各アイデアに関する出力項目：”””

・アイデアの概要

・インパクト:どの程度売上・利益増加に貢献しそうかを10段階で評価しその理由も記載

・フィージビリティ：どの程度実現できる可能性が高いかを10段階で評価しその理由も記載

・必要なアセット：新規事業の成功に向けどのような事業基盤、強みを有している企業とマッチするか

“””

【実際の回答例】

※上記は小売業界での生成AIを活用した新規事業のアイデアを企画してもらった結果の一部です。上手にプロンプトを設定することで、かなり精度の高いアイデア出しに加え、評価や自社とのマッチ度合いなども瞬時に検討してくれます。

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⑨企画書の作成

ChatGPTを活用することで新しい施策やプロジェクトなどの企画書を作成することができます。

プロンプトを上手に設定することで、具体的でクオリティの高い企画書を瞬時に作成することができます。

【プロンプト例】

あなたはXX業界の大手企業に勤める新サービスの企画担当です。

XXを活用した新しいサービスの企画書を作成してください。

###制約条件：”””

・XXを対象とした、XXを実現するサービス

・ユーザーが繰り返し利用したくなるようなUI/UX設計が施されている

“””

###企画書に含める項目：”””

・企画の概要

・必要となるコストと人材

・他社と差別化できるポイント

“””

【実際の回答例】

※上記は、一般消費者を対象とし、AIを活用して家事をより便利にする新サービスの企画書を作成してもらった結果の一部です。上手にプロンプトを設定することで、かなり精度の高い企画の概要に加え、必要となるコストや人材、差別化ポイントなども具体的に検討してくれます。

⑩キャッチコピー・セールスコピーの作成

ChatGPTに、自社の商品やサービスを宣伝する魅力的なキャッチコピーやセールスコピーの案を作成してもらうことができます。

自分では思いつかない表現や売り文句を考えてくれるため、より良いコピーの作成が可能となります。

【プロンプト例】

あなたはプロのマーケターです。以下の条件に基づき、XXという商品・サービスのキャッチコピーを5個作成してください。

###条件：”””

・15文字以内

・XXのXXという特徴を強調

・消費者が思わずほしくなるような魅力的な内容

”””

【実際の回答例】

※上記は、消費者をひきつける化粧水製品のキャッチコピーを作成してもらった結果です。いずれも実際の広告にありそうな魅力的でキャッチーなコピーとなっています。

⑪リスクや問題点の洗い出し

新しいプロジェクトや施策の企画を作成するにあたっては、想定されるリスクや問題点を把握しておくことが重要です。これらの洗い出しにもChatGPTを活用することができます。

【プロンプト例】

あなたは、XXという新規プロジェクトの企画立案を依頼された戦略コンサルタントです。

プロジェクトを実現する上で想定されるリスクを10個挙げてください。

【実際の回答例】

※上記は、AIとロボットを活用した工場の自動化という新規プロジェクトを企画するにあたって想定されるリスクを10個挙げてもらった結果です。コスト、規制、安全面、市場への影響など幅広い観点からあらゆるリスクを挙げています。

＜資料作成＞

⑫骨子・構成の作成

ChatGPTで、会社で使うあらゆる資料の骨子や構成を作成することができます。「資料の作成を任されたけど、何をどのような構成で書けばいいかわからない」場合でも、ChatGPTの力を借りることで、資料作成をスムーズに進められます。

【プロンプト例】

あなたはXX業界の大手企業に勤めるXXの担当者です。

以下の条件に基づき、XXに関する資料の骨子を作成してください。

###制約条件：”””

・XXを目的とする内容

・項目を箇条書きで記載

“””

【実際の回答例】

※上記は、自社が開発した新しいソフトウェアを外部向けに説明する資料の骨子を作成してもらった結果です。特徴やメリットなど、資料の目的に適した項目が箇条書きで記載されており、骨子としてそのまま流用できるほどのクオリティの高さです。

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⑬各構成の叩き台のブラッシュアップ

自分またはChatGPTが作成した骨子・構成のうち、特定の項目を切り出してより詳しく洗練された内容にブラッシュアップしてもらうことも可能です。

【プロンプト例】

上記で作成した骨子・構成のうち、「XX」の項目についてブラッシュアップして作成してください。

【実際の回答例】

※上記は、「骨子・構成の作成」のところで作成した骨子・構成のうち「ユーザーにもたらすメリット」の部分に絞って、ブラッシュアップして作成してもらった結果です。指定した項目について、より詳しく洗練された内容の文章を作成することができます。

⑭画像・アイコンの作成

ChatGPTは、文章だけでなく、画像やアイコンを作成することができます。プレゼン資料やスライド向けに、伝えたいメッセージを表現したキャッチーな画像やアイコンを作成したい場合などに活用することができます。

【プロンプト例】

以下の条件に基づき、会社のXXの資料に掲載する画像を作成してください。

###条件：”””

・XXをイメージした画像であることが一目で分かる

・アニメ調

・縦：横=1：2

”””

【実際の回答例】

※上記は、自社が開発したロボットの説明資料に掲載するために、人とロボットが協力してよりよい社会を創り上げていく様子をイメージした画像を作成してもらった結果です。伝えたいイメージをしっかりと再現し、かつ、見る人をひきつけるような鮮やかな画像となっています。

＜その他＞

⑮Excel関数の作成

Excelでやりたいことがあるが、どのような関数を使えばわからない場合でも、ChatGPTに指示すればExcel関数を教えてもらうことができます。

Excelでどのような目的を達成したいのかを丁寧に説明することが重要です。

【プロンプト例】

以下の目的を達成するためのExcelの関数式を出力してください。

###目的：”””

XX列にXXを出力したい。

“””

###条件：”””

・XX以上の場合はXXと出力

・XX未満の場合はXXと出力

“””

【実際の回答例】

※上記は、生徒の点数表をもとに、生徒への評価を自動で出力するためのExcel関数を作成してもらった結果です。プロンプトを丁寧に入力することで、目的を達成するための関数式が瞬時に生成されます。

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⑯文章の翻訳

ChatGPTはあらゆる言語に対応しており、翻訳作業を瞬時に行うことができます。

【プロンプトの例】

以下の英文を日本語に翻訳してください。

###英文：”””

XXX

”””

【実際の質問と回答例】

※上記は、OpenAIのホームページに掲載されていた一文を日本語に翻訳したものです。短時間で、元の英文を忠実に翻訳しています。

⑰契約書のドラフト作成

ChatGPTに、契約書のドラフトを作成させることができます。契約の目的や条件を具体的に書くことで、契約書のドラフトが自動生成され、契約書のドラフト業務を大幅に効率化することができます。

【プロンプト例】

以下の条件を満たすXX契約書を作成してください。

###条件：”””

##目的（第1条）

甲が乙に対し、XXXの業務を委託する

##報酬・支払条件（第2条）

・報酬：XXX円

・支払期限：XX年XX月XX日

・支払方法：乙が指定した口座に振り込む

##納期（第3条）

・納期：XX年XX月XX日

“””

【実際の回答例】

※上記は、甲が乙に対してソフトウェアの開発を委託する業務委託契約書を作成してもらった結果です。著作権や秘密保持などの一般的な規定も自動生成され、契約書のドラフト業務を大幅に効率化することができます。

ChatGPTを使いこなすための５つのコツ

ChatGPTを使いこなすためのコツとして以下の５つが挙げられます。

• ①できるだけ明確で具体的な質問/指示をする
• ②質問の背景や文脈を共有する
• ③回答の参考になる情報や回答例を記載する
• ④最初から完璧な回答が得られなくても、何度も修正を依頼する
• ⑤期待する回答が得られない場合、質問/指示の仕方を改善する

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

ChatGPTから期待する回答を引き出すためのプロンプトのテンプレ集は、以下の記事でわかりやすく紹介しています。

⇒仕事で使えるChatGPTのプロンプトテンプレート例文集17選

①できるだけ明確で具体的な質問/指示をする

自分が期待する回答を得るためには、5Ｗ1Ｈを示したり、文字数や文章構成を指定するなど、プロンプトをできるだけ明確かつ具体的に書くことが重要です。

プロンプトにあいまいな説明や表現を含めると、自分が意図しない回答が出力される可能性があるので、このような記載は避けましょう。

②質問の背景や文脈を共有する

単に質問だけをプロンプトに含めるのではなく、その質問をした背景や文脈まで共有することで、回答の質を高めることができます。

また、ChatGPTに対して「戦略コンサルタントになったつもりで回答してください。」「あなたは大学教授です。」などと立場を指定することで、その立場に合わせた適切な回答がなされる可能性が高まります。

③回答の参考になる情報や回答例を記載する

プロンプトに、回答の参考になる情報や自分が期待する回答の例を含めることで、自分が求める回答が出力される確率を高めることができます。

例えば、ある会社について説明してほしい場合には、回答に含めてほしい内容の例（CEOの名前、設立年、所在地、代表的なサービスなど）をプロンプトに含めることで、自分が求める情報が得られる可能性が高まります。

④最初から完璧な回答が得られなくても、何度も修正を依頼する

質問や指示が複雑になるほど、最初のプロンプトからいきなり完璧な回答を得ることは難しくなります。一回の指示で自分の望む回答を得ようとするのではなく、シンプルな指示から得られた回答をもとに、地道にプロンプトを修正していくと、うまくいく可能性が高まります。

⑤期待する回答が得られない場合、質問/指示の仕方を改善する

丁寧なプロンプトを心掛けても、期待する回答が得られない場合も多々あります。その場合は、上で紹介した①～④を意識してプロンプトを改善する必要があります。

また、日本語ではなく英語で指示をする、一度画面を閉じて最初からやり直すなど、自分なりに工夫して改善を試みることが重要です。

ChatGPTを利用する際の３つの注意点

ChatGPTを利用する際に注意すべき点として以下の３つが挙げられます。

• ①個人情報や機密情報を入力しない
• ②専門性やリアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低い
• ③回答や生成されたコンテンツを業務等に活用する場合はダブルチェックをする

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

※AI/ChatGPTを導入する前に必ず押さえておきたい、基礎知識や導入方法３パターンの比較、リスクと対策などをまとめた資料をダウンロード頂けます。
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①個人情報や機密情報を入力しない

ChatGPTに入力した情報は、ChatGPTが学習するために、基本的にはクラウド上で保管されます。

そのため、会社内部の機密情報や顧客の個人情報などを入力してしまうと、サービス提供者や他のユーザーに機密情報が流出してしまうリスクが存在します。

ChatGPTに機密情報を入力しなければならない場合には、ChatGPTに入力したデータを学習させないようにするオプトアウト機能をオンにすることで、情報漏洩リスクを回避することができます。

ChatGPTのオプトアウト機能の設定方法や注意点については、以下の記事でわかりやすく紹介しています。

⇒ChatGPTのオプトアウト機能とは？情報漏洩を防ぐ設定方法を紹介

②専門性やリアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低い

ChatGPTも全知全能の万能ツールではないので、あまりにも高度に専門的な質問には応えられない場合があります。また、プラグイン等を利用しない限り、最新の情報を反映した回答はできないため、リアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低いです。

③回答や生成されたコンテンツを業務等に活用する場合はダブルチェックをする

ChatGPTによる回答や生成されたコンテンツは、基本的には正確なものですが、誤りや不適切な表現が含まれている場合もあります。そのため、ChatGPTの生成物を業務等に活用する場合には、事前に人の目でダブルチェックをすることが重要です。

ChatGPTの無料プランと有料プランの違いと選び方

ChatGPTの無料プランと有料プランであるChatGPT Plusの主な違いは上の表の通りです。

※生成AIツールの導入を検討される方に、ChatGPTを含む10大生成AIツールの特徴や選び方、活用方法をまとめた資料をダウンロード頂けます。
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無料プランがおすすめの方

ChatGPTは無料プランでも、日常会話や文章作成、翻訳などの一通りの用途で十分に利用可能です。

また、回答の精度や速度などの性能は、1年前と比べると飛躍的に向上しています。

そのため、どんなツールなのか試してみたい方や、プライベートでChatGPTを利用する方などは、まずは無料プランから利用を始めるのがおすすめです。

有料プランがおすすめの方

ChatGPTの有料プラン(ChatGPT Plus)は、より回答の精度やスピードが高く、また資料の読み取りやデータ分析など様々な機能が利用可能です。

そのため、ビジネスでChatGPTを活用するとなると、利用頻度も高く、活用の用途も多岐に渡るため、有料プランを選択されるのがおすすめです。