ChatGPT Writerとは、Gmail上でメールのサンプル文を自動で生成してくれるchromeの拡張機能の一つです。

「メールが多すぎて、全部に返信するだけで一日が終わってしまう」「メール対応をもっと効率化したい」という悩みをお持ちの方は、ChatGPT Writerを使うことで、作業時間を大幅に短縮することができます。

そこで本記事では、ChatGPT Writerでメールを作成する方法について、始め方やコツとともにわかりやすくご紹介します。

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ChatGPT Writerとは？

ChatGPT Writerとは、Gmail上でメールのサンプル文を自動で生成してくれるchromeの拡張機能です。取引先への連絡や上司からのタスクへの返信などの日常的なメールから、クレームへの対応メールなどの少し書きづらいメールまで、様々なタイプのメールを自動で作成することができます。

ChatGPTの文章生成機能が活用されており、そのままコピペして送信しても問題ないほど自然なメール文を作成します。上手に指示を出せば、トーンや文体を変えたり、複雑な内容のメール文を作成したりすることもできます。

これにより、普段のメール対応業務の大幅な効率化を実現します。

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ChatGPT Writerの始め方

ChatGPT Writerの始め方は、以下の通りです。

• ①chromeウェブストアにアクセス
• ②ChatGPT Writerを追加
• ③Gmail上で実際に使ってみる

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

①chromeウェブストアにアクセス

まず、chromeウェブストアにアクセスします。chromeの拡張機能は、chromeのブラウザを利用している人であれば誰でも無料で使うことができます。

②ChatGPT Writerを追加

次に、ウェブストア上で、ChatGPT Writerを検索し、拡張機能を追加します。その後メールアドレスを新たに登録するか、既存のGoogleアカウントを用いて、サインアップします。

③Gmail上で実際に使ってみる

サインアップが完了したら、早速Gmailを開いて使ってみましょう。Gmailのメール作成画面の下の部分に、雷のようなマークが表示されるので、そこをクリックします。

上の画像の「Email Context」の部分にメールの背景・文脈、「Briefly enter what email to write」のところにどのようなメールを作成してほしいかを記載し、右下の「Generate」という箇所をクリックすることで、メール文のドラフトが生成されます。

「Insert Response」という部分をクリックすると、ドラフトされたメール文をそのまま本文に貼り付けることができます。

ChatGPT Writerでメールを作成する方法

ChatGPT Writerでメール文を作成する方法について、プロンプトや実際の回答例とともにわかりやすく紹介していきます。

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進め方

ChatGPT Writerでメールを作成するためには、メール作成の背景や文脈を入力した上で、どのようなメールを作成してほしいかを指示する必要があります。

これにより、メールのサンプル文が自動で生成されるので、これを本文に貼り付けた上で、内容を調整し、最終化します。

プロンプト例

【Email context】

ChatGPTに関するセミナーを開催することが決まった。

既存顧客に対して、セミナーへの参加を促す勧誘メールを送信したい。

【Briefly enter what email to write】

以下の情報をもとに顧客へのメール文を作成してください。

###：目的

自社が開催を予定しているセミナーに勧誘する

###：送信相手

自社の重要な既存顧客

###：メールに含める内容

以下の要領でセミナーを開催するので、ぜひ参加を希望する場合は返信してほしい

・日時：4/15 15:00～16:00

・場所：オンライン（Zoom）

・テーマ：職場におけるChatGPTの活用について

・対象者：職場でのChatGPT活用を検討しているすべてのビジネスパーソン

###：注意点

・日頃の感謝の言葉も添える

・参加者にとってのメリットを簡潔に伝える

実際の回答例

上記は、ChatGPTのビジネス活用に関するセミナーの勧誘メールをドラフトしてもらった結果です。このまま送信しても問題がないほど自然なメール文が一瞬で生成されました。

ChatGPT Writerを利用する際の３つの注意点

ChatGPT Writerを利用する際に注意すべき点として以下の３つが挙げられます。

• ①個人情報や機密情報を入力しない
• ②高度に専門的な内容のメールは上手く書けない
• ③生成されたメールを送る前にダブルチェックをする

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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①個人情報や機密情報を入力しない

ChatGPT Writerに入力した情報は、ChatGPTが学習するために、基本的にはクラウド上で保管されます。

そのため、会社内部の機密情報や顧客の個人情報などを入力してしまうと、サービス提供者や他のユーザーに機密情報が流出してしまうリスクが存在します。

②高度に専門的な内容のメールは上手く書けない

ChatGPT Writerも全知全能の万能ツールではないので、あまりにも高度に専門的な内容が含まれたメールは上手く作成できない場合があります。

③生成されたメールを送る前にダブルチェックをする

ChatGPT Writerにより生成されたメール文は、基本的には自然な文章ですが、誤りや不適切な表現が含まれることもあります。そのため、ChatGPT Writerがドラフトしたメールを送信する前に人の目でダブルチェックをすることが重要です。

OpenAI社が推奨するプロンプトを上手く書く５つのコツ【実例有】

OpenAI社が公式ページで推奨するChatGPTのプロンプトをうまく書くコツとして以下の5つが挙げられます。

• コツ①指示/命令と補足情報を書き分ける
• コツ②できるだけ具体的に書く
• コツ③参考になる回答例を書く
• コツ④最初はシンプルに書き、その後修正していく
• コツ⑤何をしないべきかよりも何をすべきかを書く

それぞれについてわかりやすく紹介していきます。

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コツ①指示/命令と補足情報を書き分ける

プロンプトの構成要素は、大きく①指示/命令②文脈の補足情報③出力形式の指示の３つに分けられますが、最初に①指示/命令を書くことが重要です。

また、これらの構成要素を、「###」や「”””」といった区切り記号を使い、書き分けることで、ChatGPTはそれぞれのテキストが何を意味しているのかを高精度で理解してくれます。

×悪いプロンプト例

※ある程度正しい回答が得られていますが、基礎知識がない人には、やや理解が難しい専門用語や表現が使用されています。

◯良いプロンプト例

※冒頭の指示に加えて、文脈や出力形式を書き分けて入力することで、自分の目的にマッチする回答を引き出すことができています。

コツ②できるだけ具体的に書く

自分が期待する回答を得るためには、5Ｗ1Ｈを示したり、文字数や文章構成を指定するなど、プロンプトをできるだけ具体的に書くことが重要です。

また、複雑な指示をする場合には、複数のステップに分けて指示を出すなどの工夫をすることで、精度の高い回答が得られる可能性が高まります。

×悪いプロンプト例

※内容はある程度正しいですが、回答が冗長で、やや理解が難しい専門用語や表現も使用されています。

◯良いプロンプト例

※説明する対象や文量を具体的に指定することで、自分の目的にマッチしたわかりやすい回答を引き出すことができています。

コツ③参考になる回答例を書く

プロンプトに、自分が期待する回答の例を含めることで、自分が求める回答が出力される確率を高めることができます。

例えば、ある会社について説明してほしい場合には、回答に含めてほしい内容の例（CEOの名前、設立年、所在地、代表的なサービスなど）をプロンプトに含めることで、自分が求める情報が得られる可能性が高まります。

×悪いプロンプト例

※内容はある程度正しいですが、質問が漠然としているため、自分が求めていない情報も多く含まれています。

◯良いプロンプト例

※回答に含めてほしい内容の例や回答の形式を示すことで、自分が求めている情報を含んだ回答を引き出すことができています。

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コツ④最初はシンプルに書き、その後修正していく

プロンプトを書く際は、最初は具体例や形式の指示などを入れずにシンプルに書き、その後、具体例を示したり文章構成を指定したりして修正していくことがコツです。

特に複雑な指示を出す場合には、一回の指示で自分の望む回答を得ようとするのではなく、シンプルな指示から得られた回答をもとに、地道にプロンプトを修正していくと、うまくいく可能性が高まります。

シンプルなプロンプトの例　

例えば、ChatGPTについてあまり知らない人が、ChatGPTを利用するメリットを知りたい場合、まずは、以下のように、シンプルに質問を入力します。

ChatGPTのメリットを様々な角度から説明してくれていますが、今回はデスクワークの場面で利用するメリットに絞って知りたかったため、期待する回答は得られませんでした。

修正のためのプロンプトの例

次に、上記のプロンプトを修正し、デスクワークで利用するメリットをシーンごとに説明するように依頼し直しました。

これにより、期待していた通り、デスクワークを効率化するヒントを得ることができました。

コツ⑤何をしないべきかよりも何をすべきかを書く

プロンプトには、「何をしないべきか」よりも「何をすべきか」をしっかりと書いた方が回答の精度が高まります。

×悪いプロンプト例

※「専門用語を使わない」「文量が多くなりすぎない」という「してはいけないこと」を指示しました。確かに専門用語は使われていませんが、「まるで物語を作る作家のように」「友達のようなもの」といった余計な表現が含まれ、簡潔さやわかりやすさの点ではいまひとつです。

〇良いプロンプト例

※「初心者にも理解できるように」「200文字以内」という「すべきこと」を指示したため、初心者でも理解できるような簡潔でわかりやすい回答を得られています。